E-Cloud conversó con Luis Bornaz, consultor especialista en Gestión Documental con más de 23 años de experiencia en el rubro, acerca de los criterios clave a tomar en cuenta para que la digitalización de archivos digitales sea más eficiente:
1 – Claridad en los objetivos: Definir claramente los objetivos de la digitalización, como la mejora de la eficiencia operativa, la reducción de costos, la mejora del acceso a la información, etc.
2- Selección adecuada de tecnología: Elegir las herramientas y tecnologías adecuadas, que se adapten a las necesidades específicas de la organización y que permitan una digitalización efectiva y escalable.
3- Gestión del cambio: Implementar estrategias para gestionar el cambio cultural y organizativo que implica la transición a procesos digitales, incluida la capacitación del personal y la comunicación efectiva.
4- Seguridad y cumplimiento normativo: Garantizar que se cumplan los estándares de seguridad de datos y las regulaciones pertinentes, para proteger la información sensible y mantener la conformidad legal.
5- Integración e interoperabilidad: Asegurar que los sistemas digitales sean interoperables y se integren de manera efectiva con otros sistemas existentes dentro de la organización para garantizar un flujo de trabajo fluido y una gestión eficiente de la información.
6- Calidad de los datos: Asegurar la calidad y precisión de los datos digitales mediante la implementación de procesos de captura, limpieza y verificación de datos.
7- Escalabilidad y flexibilidad: Diseñar soluciones digitales que sean escalables y puedan adaptarse fácilmente a medida que cambien las necesidades y el crecimiento de la organización.
8- Monitoreo y mejora continua: Establecer mecanismos de monitoreo y evaluación para medir el rendimiento de los procesos digitales y realizar ajustes y mejoras continuas según sea necesario.
Asimismo, Luis Bornaz agrega que hoy la tecnología nos obliga a integrar las soluciones de IA con los procesos de gestión documental, utilizando lenguaje natural para realizar una variedad de tareas relacionadas con archivos digitales, como búsqueda, organización, análisis y extracción de información. “Esto permite una experiencia más intuitiva y eficiente para los usuarios, al eliminar la necesidad de comandos específicos o interfaces complicadas”, puntualiza.
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